Tietosuojaseloste

Asiakkaiden yksityisyys ja tietosuoja ovat erittäin tärkeässä asemassa ja Kl Beauty Oy sitoutuu suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Tietosuojan ja tietoturvan osalta tehdään säännöllistä työtä ja tarvittaessa toimintaa kehitetään parantamaan näitä osa-alueita.

Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerrotaan internetsivuilla sekä tarvittaessa tiedot toimitetaan pyynnöstä rekisteröidylle. Henkilötietojen käsittely on määritelty ja dokumentoitu.

Tietosuojadokumentaatiota päivitetään tarvittaessa ja muutoksista ilmoitetaan internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.

Rekisterin pitäjä

Kl Beauty Oy toimii rekisterinpitäjänä oman asiakasrekisterinsä osalta. Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa internetsivuilla olevan lomakkeen kautta.

Henkilötietojen käsittelyn määrittelyt

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus KL Beautyn toiminnassa on analysoitu. Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen.

Henkilötietojen käsittely on hyvin rajattua ja käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsitellään KL Beautyn ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen, kuten tilitoimisto toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista asiakkaan etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittely on lähes kokonaan digitaalista. Henkilötietoja sisältävälle paperimateriaalille on käytössä lukittavat kaapit ja tuhoamisesta huolehditaan asianmukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostitse klbeauty@klbeauty.fi. Tietopyyntöihin reagoidaan mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä pyyntöä ei pystytä toteuttamaan kuukauden sisällä, ilmoitetaan siitä välittömästi asianosaiselle.

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta. Rekisterin tietoja käytetään:

  • Asiakassuhteen hallintaan

  • Laskutukseen ja maksuliikenteen hoitamiseen

  • Yhteydenpitoon

  • Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:

  • yhteystiedot (yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö)

  • tilaustiedot ja toimeksiannot

  • laskutustiedot

  • edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään rekisteriin asiakkailta itseltään asiakassuhteen aikana. Lokitietoja kertyy järjestelmistä tietojen päivitysten yhteydessä.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Myös manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu.

Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.

Lisätietoja

Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme. Ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuillamme.